Contexte
Le French Throwdown est l’une des compétitions de CrossFit les plus emblématiques d’Europe, réunissant chaque année à Paris des milliers d’athlètes et de spectateurs passionnés sur plusieurs jours. Notre client, une société proposant une sélection de produits multimarques ainsi qu’un service de petite restauration, souhaitait être présent sur cet événement pour toucher directement une communauté de sportifs engagés et fidèles.
L’événement représentait une opportunité unique de visibilité, de vente directe et de renforcement de la notoriété de la marque dans un environnement à forte énergie. Notre agence a pris en charge la gestion complète de la participation, de la phase préparatoire jusqu’au suivi post-événement, sur 4 jours.
Objectifs
- Assurer une présence professionnelle et cohérente de la marque sur le stand pendant toute la durée de l’événement
- Maximiser les ventes de produits multimarques et le chiffre d’affaires de la petite restauration
- Garantir une logistique irréprochable : approvisionnement, installation, réassort et retour des invendus
- Offrir une expérience client fluide et accueillante aux visiteurs du stand
- Capitaliser sur la visibilité de l’événement via une communication avant et après la compétition
Plan d’action
1) Avant l’événement
– Commandes de marchandises auprès des fournisseurs multimarques
– Impression des supports : PLV, habillage de stand, signalétique
– Contact et coordination avec le transporteur
– Échanges avec les organisateurs du French Throwdown (contraintes, horaires, réglementation)
– Communication sur les réseaux sociaux pour annoncer la participation
Objectif : Préparer une opération logistique sans faille et créer de l’anticipation auprès du public cible.
2) Installation (jour J)
– Réception et contrôle de la marchandise sur site
– Montage et habillage du stand
– Mise en place et merchandising des produits
– Aménagement de l’espace petite restauration
Objectif : Garantir un stand opérationnel, attractif et prêt à accueillir les visiteurs dès l’ouverture.
3) Pendant l’événement
– Accueil et conseil des visiteurs
– Ventes produits multimarques
– Gestion du service de petite restauration
– Suivi du stock et réassort en temps réel
– Maintien de la présentation et de l’ordre du stand
Objectif : Offrir une expérience client positive et maximiser le volume de ventes sur les 4 jours.
4) Fin de l’événement
– Inventaire précis des invendus
– Emballage et conditionnement des marchandises en cartons
– Contact du transporteur pour organiser le retour à l’entrepôt
– Démontage du stand et rangement du matériel
Objectif : Assurer un retour logistique propre, sans perte ni dégradation de marchandise.
5) Post-événement
– Publication de contenus récapitulatifs sur les réseaux sociaux
– Remerciements aux partenaires, organisateurs et clients rencontrés
– Analyse du bilan de l’opération
Objectif : Prolonger la visibilité acquise pendant l’événement et préparer les prochaines participations.
Déroulé de la mission
- Réception de la marchandise sur site, avec vérification des quantités et de l’état des produits à la livraison
- Installation complète du stand dans les délais imposés par les organisateurs, avec mise en scène soignée des produits pour maximiser la visibilité des marques
- Animation du stand sur 4 jours : accueil chaleureux des visiteurs, conseil produit, vente directe et gestion du service de restauration en continu
- Suivi logistique en temps réel pour anticiper les ruptures et maintenir une offre complète tout au long de la compétition
- Clôture rigoureuse : inventaire, emballage, coordination du transport retour et démontage du matériel dans le respect des délais de libération du site
Résultats et retours
- La présence sur l’événement a permis d’atteindre directement une audience qualifiée de sportifs passionnés et consommateurs réguliers des produits proposés
- La logistique a été maîtrisée de bout en bout, sans rupture de stock ni incident lors du transport retourLe stand a bénéficié d’une image soignée et professionnelle, en cohérence avec l’identité visuelle de la marque
- La communication pré- et post-événement a amplifié la portée de la participation bien au-delà des 4 jours sur site
- Le client a pu se concentrer sur son cœur de métier, notre agence ayant géré l’ensemble des aspects opérationnels et logistiques selon ses besoins, qu’il s’agisse d’une prise en charge complète ou d’un appui sur des missions ciblées.
Vous aussi, vous pouvez vous démarquer
Faites de votre prochain événement une réussite !
Nous prenons en charge l’organisation complète ou partielle de votre participation à un salon, une compétition ou tout événement professionnel : logistique, stand, communication, vente sur place et suivi post-événement.
Parlons de votre projet et construisons ensemble une présence événementielle qui marque les esprits.
